Sekretaris Perusahaan

SEKILAS TENTANG SEKRETARIS PERUSAHAAN

Pada mulanya Sekretariat Perusahaan dibentuk saat PTP XXIV-XXV akan melakukan go public.Tugas-tugasnya antara lain mengikuti perkembangan dan peraturan yang berkaitan dengan pasar modal. Go public tersebut kemudian ditunda, antara lain karena keberadaan gula yang merupakan core business perusahaan adalah komoditas vital-strategik dalam ekonomi pangan yang masih sarat regulasi dan intervensi pemerintah. Intervensi tersebut antara lain adanya kebijakan proteksi dan promosi untuk industri gula sebelum gula dilepaskan ke kancah liberalisasi perdagangan. Selain itu dasar keberadaan Sekretaris Perusahaan adalah Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar modal nomor  KEP-63/PM/1996 tentang Pembentukan Sekretaris Perusahaan dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER — 01 /MBU/2011Tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara.

Sekretaris Perusahaan mempunyai 3 (tiga) urusan yakni; urusan Sekretaris Perusahaan, Urusan Informasi Tehnologi (TI), dan urusan Hukum-Asset.

Urusan Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan mempunyai beberapa fungsi, antara lain corporate communicators, compliance officer, stakeholders relations, dan advisor. Sejak tahun 2008, Sekretaris Perusahaan telah mengorganisasikan dan menyelenggarakan beberapa aktvitas penting bagi perusahaan antara lain :

Saat ini Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab terhadap penerapan Good Corporate Governance, yaitu memastikan bahwa perusahaan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik.

Good Corporate Governance (GCG)

Tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance/GCG) didefinisikan sebagai suatu pola hubungan, sistem, dan proses yang digunakan organisasi perusahaan guna memberikan nilai tambah kepada shareholders secara berkesinambungan dalam jangka panjang, dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholders lainnya berlandaskan peratutan perundang-undangan dan norma yang berlaku.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa CGG merupakan :

  • Suatu struktur yang mengatur pola hubungan harmonis tentang peran Dewan Komisaris, Direksi, RUPS, dan para stakeholders lainnya.
  • Suatu sistem check and balances encakup perimbangan kewenangan atas pengebndalian perusahaan yang dapat membatasi munculnya dua peluang : pengelolaan yang salah dan penyalahgunaan aset perusahaan.
  • Suatu proses yang transparan atas penentuan tujuan perusahaan, pencapaian, dan pengukuran kinerja.

Implementasi GCG di lingkungan PTPN XI mengacu Keputusan Menteri Negara BUMN No. KEP-117/M-MBU/2002 tanggal 31 Juli 2002 tentang Penerapan GCG pada BUMN.  Prinsip-prinsip GCG dimaksud adalah :

  • Transparansi keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan serta mengemukakan informasi materiil dan revelan mengenai perseroan.
  • Kemandirian  suatu keadaan dimana perusahaan dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh atau tekanan dari pihak mana pun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.
  • Akuntabilitas  kejelasa fungsi, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif.
  • Pertanggungjawaban (responsibilitas) kesesuaian di dalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.
  • Kewajaran (fairness)  keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pada tahun 2008 Tim GCG yang dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi No. XX-SURKP/07.088 tanggal 27 Oktober 2009 telah ditingkatkan statusnya bersama-sama manajemen risiko dan aset menjadi Bidang GCG, RM,  dan Aset.  Secara umum tugas-tugas yang berkaitan dengan GCG menyangkut :

  • Sosialisasi pedoman perilaku (code of conduct) ke seluruh divisi dan unit usaha.
  • Studi banding (benchmarking) pelaksanaan GCG di berbagai perusahaan baik yang sudah maupun dalam persiapan go public.
  • Workshop dan assessment pelaksanaan GCG yang dilaksanakan assessor independen.
  • Dengan seijin manajemen, memberikan informasi kepada Tim Monitoring GCG Kementerian Negara BUMN
  • Menyusun manajemen risiko dari setiap aktivitas, khususnya yang berdampak besar terhadap kinerja perusahaan, bersama konsultan
  • Membuat laporan kegiatan secara periodik setiap triwulan, baik lisan maupun tertulis

Selanjutnya, dengan perpedoman pada penjelasan atas pasal 20 Undang Undang No. 18 tahun 2003 tentang BUMN, Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) berperan memastikan bahwa perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan prinsip-prinsip GCG, memberikan informasi untuk Dewan Komisaris dan Direksi secara berkala, apabila diminta.

Urusan Tehnologi Informasi

Keberadaan urusan   Teknologi Informasi diawali  terbentuknya Bidang Pusat Data Elektronik baik di  lingkungan  PTP XX maupun PTP XXIV-XXV pada periode 1980-an yang kemudian bermetamorfosis menjadi  Pusat Data & Sistem Informasi pada era 1990-an. Mengikuti perkembangan zaman dan tantangan perubahan  yang dihadapi perusahaan, bidang ini pernah turun peringkat menjadi Urusan di bawah Bidang Penelitian  & Pengembangan Usaha.  Perkembangan lebih lanjut sejalan pentingnya informasi berbasis data dalam  pengambilan keputusan,  pada tahun 2003 urusan ditingkatkan menjadi Bidang Teknologi Informasi. Mulai  tahun 2012 pengelolaan hukum menjadi bagian dari tanggung jawab Bidang TI yang kemudian berganti  menjadi Bidang Teknologi Informasi dan Hukum dan tahun 2014 menjadi bagian dari Sekretaris Perusahaan.  Salah satu tugas bidang ini adalah mengintegrasikan seluruh data terkait proses bisnis di lingkungan PTPN XI yang pada akhirnya memberikan keleluasaan akses dan kemudahan dalam pengambilan keputusan. Salah  satu produk TI adalah GIS, berbagai macam aplikasi transaksi keuangan, aplikasi data/profil SDM yang  dikaitkan sistem penggajian, perpajakan, dan lain-lain.

Urusan Hukum & Asset

Kepatuhan terhadap hukum yang berlaku serta permasalahan hukum yang timbul serta legalitas dan pengelolaan seluruh produk hukum perusahaan serta pengelolaan ekspansi lahan dan aset perusahaan  (tanah dan bangunan) secara aman, benar, dan dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan  peraturan perundangan yang berlaku serta ketepatan penyelesaian permasalahan terkait hukum dengan  benar dan aman sehingga terhindar dari potensi kecurangan atau penyalahgunaan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG menjadi salah satu tugas dari urusan Hukum &Asset PTPN XI.

Leave a reply

required